Su empresa británica quiere operar o invertir en España: cuándo puede necesitar un NIF español
Una empresa constituida en Reino Unido puede existir perfectamente durante años sin tener ningún número fiscal español.
Después aparece una oportunidad.
Comprar un inmueble comercial en España.
Invertir en una sociedad española.
Abrir una cuenta bancaria.
Adquirir participaciones.
Establecer una filial.
Realizar una operación que exige presentación ante la Agencia Tributaria española.
Y, de repente, alguien pregunta:
“¿Cuál es el NIF español de la empresa?”
La respuesta puede ser que todavía no existe.
Para empresas extranjeras, obtener un NIF en España puede convertirse en uno de los primeros pasos administrativos antes de completar determinadas operaciones.
Desde Lopez & Moreno Associates incluimos entre nuestros servicios la solicitud de NIF español para sociedades extranjeras pudiendo resultar necesario, entre otros casos, para invertir, adquirir participaciones, abrir una oficina de representación, comprar inmuebles, abrir cuentas bancarias o cumplir obligaciones fiscales en España.
NIF de empresa y NIE personal no son lo mismo
Este es un punto que puede causar confusión.
Una persona extranjera puede necesitar un NIE.
Una sociedad extranjera puede necesitar un NIF español.
En determinadas operaciones pueden ser necesarios ambos.
Imaginemos que una sociedad limitada británica quiere participar como accionista en una nueva empresa española.
La sociedad británica puede necesitar su NIF.
Además, determinadas personas físicas que participen como administradores,
representantes o accionistas pueden necesitar su correspondiente identificación fiscal española dependiendo de la estructura de la operación.
Por eso conviene analizar la operación completa en lugar de solicitar documentos de forma aislada.
¿Por qué España necesita identificar a una empresa británica?
Desde la perspectiva administrativa española, una sociedad extranjera que entra en una relación jurídica o fiscal en España necesita poder ser identificada correctamente.
El nombre comercial no es suficiente.
Tampoco lo es únicamente el número de Companies House.
El NIF permite identificar a esa entidad ante determinadas autoridades españolas y vincularla con sus actuaciones fiscales o societarias.
Podría compararse, de forma muy general, con proporcionar a la entidad una identificación administrativa para sus operaciones en España.
Situación 1: una empresa británica compra una propiedad
Supongamos que una empresa de Londres decide adquirir una oficina o un inmueble de inversión en Madrid.
La operación no es simplemente una compraventa entre particulares.
La identidad y representación de la sociedad deberán acreditarse adecuadamente.
Puede ser necesario demostrar:
que la empresa existe;
quiénes son sus administradores;
quién tiene capacidad para representarla;
cuál es su situación registral;
y quién está autorizado para firmar la operación.
La documentación británica puede necesitar determinadas formalidades antes de ser utilizada en España.
Por tanto, obtener el NIF no siempre consiste únicamente en rellenar un formulario.
Situación 2: inversión en una empresa española
Otra situación habitual es que una sociedad británica quiera adquirir participaciones o invertir en una entidad española.
En ese contexto, la identificación fiscal de la empresa extranjera puede ser necesaria para formalizar y registrar correctamente la operación.
Si además la sociedad británica participará en la constitución de una empresa nueva, habrá que coordinar el NIF con otros pasos societarios.
En Lopez & Moreno hemos publicado también información sobre la constitución de sociedades españolas por accionistas extranjeros, donde explica la relevancia de los números NIF y NIE antes del otorgamiento de determinadas escrituras societarias.
Situación 3: apertura de una cuenta bancaria
Las entidades bancarias aplican sus propios procedimientos de identificación y cumplimiento normativo.
Una empresa extranjera que pretende abrir una cuenta en España puede encontrarse con solicitudes de documentación corporativa, identificación de administradores, beneficiarios efectivos y números fiscales.
No conviene asumir que todos los bancos pedirán exactamente lo mismo.
Antes de preparar documentación, es útil solicitar al banco una lista concreta y actualizada de requisitos.
Así se evita legalizar, traducir o certificar documentos que quizá no eran necesarios.
¿Qué documentación puede necesitar una empresa británica?
Los requisitos dependen de la operación y de la autoridad implicada, pero pueden solicitarse documentos que acrediten aspectos como:
constitución de la sociedad;
existencia actual de la empresa;
domicilio social;
administradores;
representantes;
poderes;
identificación de la persona que presenta la solicitud.
En Reino Unido, buena parte de esta información está relacionada con Companies House.
Sin embargo, que un documento esté disponible públicamente online no significa automáticamente que tenga el formato formal exigido para ser utilizado ante una autoridad extranjera.
Puede ser necesario preparar certificados, copias, notarización, apostilla o traducción según el procedimiento.
La representación debe estar clara
Una sociedad actúa a través de personas.
Por eso una pregunta fundamental es:
¿Quién va a firmar o presentar la documentación en nombre de la empresa?
Puede ser un director.
Puede ser un representante expresamente autorizado.
Puede intervenir un profesional mediante poder.
Lo esencial es que la autoridad receptora pueda comprobar que esa persona tiene facultades suficientes.
Este es uno de los motivos por los que los documentos corporativos y poderes son tan relevantes en operaciones internacionales.
Desde Lopez & Moreno Associates prestamos servicios notariales para empresas,
incluyendo poderes, resoluciones societarias, documentos de Companies House y documentos constitucionales.
Apostilla y traducción: compruebe antes de pedirlas
Las operaciones internacionales suelen generar una reacción automática:
“Hay que apostillarlo todo.”
No necesariamente.
La documentación exacta y las formalidades requeridas dependen del uso concreto.
Algunos documentos pueden necesitar apostilla.
Otros también necesitarán traducción.
En determinados casos será preferible preparar desde el principio un documento específicamente adaptado a España en lugar de intentar utilizar documentación genérica.
Lo sensato es confirmar primero qué pide la entidad española receptora.
Un error pequeño puede retrasar una operación grande
Imagine una inversión empresarial con una fecha prevista para firma.
Los equipos comerciales están preparados.
Se ha acordado el precio.
Los abogados trabajan en la documentación.
Pero la sociedad extranjera todavía no dispone del número fiscal requerido.
Ese detalle administrativo puede convertirse rápidamente en un cuello de botella.
Precisamente por eso los requisitos de identificación deberían revisarse al comienzo de una operación internacional, no dos días antes de la firma.
El NIF no crea por sí solo una empresa española
También conviene aclarar este punto.
Que una sociedad británica obtenga un NIF español no significa automáticamente que se haya constituido una nueva empresa en España.
Son cuestiones diferentes.
Una sociedad extranjera puede necesitar identificación fiscal española para determinadas actividades sin dejar de ser una sociedad británica.
Si el proyecto consiste en constituir una nueva sociedad española, existirán otros pasos societarios, fiscales y registrales adicionales.
¿Y después de obtenerlo?
Conviene conservar cuidadosamente la documentación relativa al NIF.
Las empresas cambian de administradores, domicilio y estructura.
Años después, un nuevo equipo puede saber que la empresa “tiene un número en España”, pero no saber dónde está el certificado ni quién gestionó la solicitud.
Mantener un archivo digital organizado con la documentación corporativa internacional puede ahorrar mucho tiempo en futuras operaciones.
Empresas británicas con intereses en España
En Lopez & Moreno Associates asesoramoz a empresas que necesitan gestionar documentación española desde Reino Unido, incluyendo solicitudes de NIF, poderes, documentación societaria y trámites relacionados con el Registro Mercantil español.
Si una empresa británica está considerando invertir, comprar activos o llevar a cabo una operación societaria en España, revisar al principio los requisitos de identificación fiscal puede evitar que una cuestión aparentemente pequeña retrase todo el proyecto.
